Quién ve su expediente en la aseguradora: capas de acceso y qué significa confidencial

Un empresario de Valencia, en la fase de diligencia previa a contratar una póliza de vida de colocación privada con una aseguradora de Liechtenstein, hace a su asesor una pregunta que el folleto no responde: cuántas personas van a saber que esa póliza existe, quiénes son y qué van a ver de ella. El asesor responde "es confidencial" y el empresario le pide que traduzca esa palabra a nombres de departamentos, entidades y organismos. La confidencialidad de un expediente no es una cualidad del producto; es la suma de las personas que tienen acceso a él y de la norma que autoriza o limita ese acceso.

Este artículo hace esa traducción. Recorre las capas de acceso a un expediente en una aseguradora europea que opera en España en libre prestación de servicios: el personal de la aseguradora, el banco depositario, el reasegurador, el auditor, el supervisor de origen y la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones, y el juez que dicta un requerimiento. Explica lo que "confidencial" significa y lo que no significa a la luz del Reglamento General de Protección de Datos y de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Forma parte de la sección sobre privacidad y confidencialidad en el seguro de vida de colocación privada. El intercambio automático de información fiscal tiene su propio artículo, qué comunica la aseguradora en el intercambio automático, y no se repite aquí.

Qué contiene un expediente de póliza

El expediente de una póliza unit linked contiene, como mínimo, la solicitud de seguro con los datos de identificación del tomador, del asegurado y de los beneficiarios; la documentación de conocimiento del cliente y de origen de fondos exigida por la normativa de prevención del blanqueo de capitales; el cuestionario de salud del asegurado cuando hay capital en riesgo; la autocertificación de residencia fiscal; las condiciones particulares, con la designación de beneficiarios y la elección de cestas o del fondo interno; y los extractos periódicos con la valoración del fondo y los movimientos.

No todos esos documentos tienen el mismo círculo de acceso. La designación de beneficiarios y el cuestionario de salud son los más protegidos. La valoración anual es la que viaja más lejos: es la cifra que la aseguradora comunica a la administración tributaria y la que el tomador declara en el modelo 720, como se explica en el artículo sobre el PPLI y el modelo 720.

Dentro de la aseguradora: secreto profesional y acceso por función

La primera capa es el personal de la aseguradora. Un contrato de seguro de vida de colocación privada lo gestionan, en una aseguradora de tamaño medio, un equipo de suscripción, un equipo de administración de pólizas, el departamento de cumplimiento normativo, el departamento de inversiones que supervisa el fondo interno y, según el caso, un gestor de relación con el cliente. Todos ellos están sujetos a un deber de secreto que nace de la obligación contractual de confidencialidad frente al tomador y de la normativa de protección de datos.

El Reglamento General de Protección de Datos, aplicable en todo el Espacio Económico Europeo, y en España la Ley Orgánica 3/2018, imponen a la aseguradora, como responsable del tratamiento, los principios de limitación de la finalidad y de minimización de datos, y le exigen medidas técnicas y organizativas que garanticen que sólo accede a cada dato quien debe hacerlo. En la práctica, eso se traduce en perfiles de acceso por función: el equipo de inversiones ve la cartera del fondo interno pero no el cuestionario de salud; el equipo de siniestros ve la designación de beneficiarios cuando se produce el fallecimiento, no antes.

Lo que el tomador puede exigir es concreto. Tiene derecho a saber qué datos suyos trata la aseguradora, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y a quién se los comunica. Ese derecho de acceso lo reconoce el Reglamento a todo interesado. La aseguradora responde con una relación de categorías de destinatarios: proveedores de tecnología, banco depositario, reasegurador, auditor, supervisor, administración tributaria. Esa relación es la respuesta real a la pregunta del empresario de Valencia.

El banco depositario y el gestor: ven activos, no personas

La segunda capa es la del depositario. En Luxemburgo, el artículo 117.2 de la ley de 7 de diciembre de 2015 sobre el sector de seguros exige que los activos mobiliarios representativos de las provisiones técnicas estén depositados en una entidad de crédito en las condiciones que fija el Commissariat aux Assurances. Es la base del llamado triángulo de seguridad entre aseguradora, banco depositario y supervisor. El banco custodia los activos del fondo interno y conoce su composición.

Lo que el banco depositario no necesita, y en la práctica no recibe, es la identidad del tomador como parte contractual del seguro. Los activos están a nombre de la aseguradora, que es su propietaria jurídica; el fondo interno se identifica por un código o una referencia. El banco conoce a la aseguradora como cliente y aplica a ella sus obligaciones de conocimiento del cliente. Lo mismo ocurre con el gestor al que la aseguradora encomienda la gestión discrecional del fondo: su relación jurídica es con la entidad, no con la familia, aunque la familia lo haya propuesto.

Este es el sentido en que la póliza de colocación privada ofrece una confidencialidad real: la cartera se separa de la identidad del titular económico frente a las contrapartes financieras. Un banco de inversión que ejecuta una operación para el fondo interno, o un fondo alternativo en el que este invierte, tienen como contraparte o partícipe a la aseguradora. Es una separación funcional con un límite: la aseguradora y el supervisor sí conocen la relación entre el fondo interno y el tomador, y esa relación se reconstruye ante un requerimiento judicial o administrativo.

El reasegurador: sólo cuando hay riesgo que ceder

La tercera capa aparece cuando la póliza incluye capital en riesgo, es decir, una prestación por fallecimiento superior al valor del fondo. La aseguradora cede una parte de ese riesgo a un reasegurador, y para tarificarlo necesita transmitirle datos del asegurado: edad, sexo, resultado del cuestionario de salud y, en capitales elevados, informes médicos. El reasegurador es un destinatario legítimo de esos datos, sujeto a su vez a la normativa de protección de datos y al secreto contractual.

En una póliza de colocación privada diseñada con un capital en riesgo mínimo, la información que llega al reasegurador es reducida, y en muchos casos no se cede riesgo alguno porque la aseguradora lo retiene. El tomador que quiere limitar la circulación de datos de salud tiene aquí una palanca de diseño: cuanto menor sea el capital en riesgo, menor será el expediente médico y menos personas lo verán. Es una decisión con consecuencias fiscales: el artículo 25.3 de la Ley 35/2006 sólo permite detraer las primas del capital en riesgo cuando este no supera el 5 por ciento de la provisión matemática.

El auditor: comprueba la entidad, no lee expedientes uno a uno

La cuarta capa es el auditor de cuentas de la aseguradora. El auditor verifica las provisiones técnicas, la valoración de los activos representativos y la correspondencia entre los fondos internos y los pasivos frente a los tomadores. Para hacerlo accede a los sistemas de la aseguradora y puede seleccionar expedientes por muestreo, bajo el secreto profesional de su propia normativa. Su interés está en cifras agregadas y en la coherencia de los procesos, no en la identidad de tomadores concretos.

El supervisor del país de origen y la DGSFP

La quinta capa es la supervisión pública. Una aseguradora luxemburguesa o de Liechtenstein que vende a residentes en España lo hace en régimen de libre prestación de servicios. El artículo 57 de la Ley 20/2015, de ordenación, supervisión y solvencia de las entidades aseguradoras y reaseguradoras (LOSSEAR), establece que "las entidades aseguradoras domiciliadas en otro Estado de la Unión Europea podrán iniciar o, en su caso, modificar su actividad en España en régimen de libre prestación de servicios desde que reciban la comunicación de que la autoridad supervisora del Estado miembro de origen ha remitido a la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones la comunicación a la que se refiere el artículo 48.2". La supervisión prudencial de la entidad corresponde al supervisor de origen: el Commissariat aux Assurances en Luxemburgo o la Finanzmarktaufsicht en Liechtenstein. La DGSFP recibe la notificación, inscribe a la entidad en su registro público en la categoría de entidades del Espacio Económico Europeo en libre prestación de servicios, y conserva competencias sobre la conducta de mercado en España.

Qué ve el supervisor. El supervisor de origen tiene acceso, en el ejercicio de sus funciones, a toda la información de la aseguradora, incluidos los expedientes de pólizas; no la recibe de forma rutinaria expediente por expediente, sino en inspecciones, en requerimientos concretos o a través de la información periódica agregada que la entidad le remite. La DGSFP puede pedir información a la entidad o a su supervisor de origen sobre la actividad en España, en particular ante una reclamación de un tomador. Tanto la LOSSEAR como las leyes de supervisión de Luxemburgo y Liechtenstein someten a sus supervisores a un deber de secreto sobre la información obtenida en la supervisión; no citamos aquí los artículos concretos porque no los hemos verificado en esta investigación. El supervisor es, por tanto, un destinatario posible del expediente, obligado a secreto; la inscripción de la aseguradora puede comprobarse en el registro de la DGSFP.

El requerimiento judicial y el requerimiento administrativo

La sexta capa es la que ningún deber de secreto detiene. Un juez español que conoce de un divorcio, de una ejecución o de un concurso puede requerir a la aseguradora, directamente si opera en España o a través de los mecanismos de cooperación judicial europea, para que informe sobre la existencia, el valor de rescate y los beneficiarios de una póliza. La aseguradora está obligada a responder. El secreto profesional y la protección de datos ceden ante un requerimiento judicial válido, porque el propio Reglamento General de Protección de Datos admite el tratamiento necesario para el cumplimiento de una obligación legal y para el ejercicio de la función jurisdiccional.

Lo mismo sucede con un requerimiento de la Agencia Tributaria en un procedimiento de comprobación. La AEAT recibe ya cada año el valor de rescate por el intercambio automático; si necesita las condiciones particulares, la designación de beneficiarios o los extractos del fondo interno, puede requerirlos al contribuyente, que está obligado a aportarlos, o pedir asistencia administrativa a la autoridad del país de la aseguradora. En un divorcio, el cónyuge que sospecha la existencia de una póliza tiene, además, una vía indirecta: el modelo 720 del otro cónyuge y su declaración del impuesto sobre el patrimonio, en la que la póliza se computa por su valor de rescate conforme al artículo 17 de la Ley 19/1991. Qué puede obtener después un acreedor o un cónyuge de ese valor de rescate es la cuestión del artículo sobre divorcio, acreedores y valor de rescate.

Lo que "confidencial" significa y lo que no significa

Significa que la relación entre la cartera y la persona queda dentro de un círculo cerrado: la aseguradora, su supervisor y, en su caso, el reasegurador y el auditor, todos ellos sujetos a un deber de secreto exigible. Significa que el banco depositario, los gestores y las contrapartes de mercado tratan con la aseguradora, no con la familia. Significa que los beneficiarios no conocen la designación hasta que la aseguradora les notifica el siniestro, y que otros herederos no tienen un derecho de acceso al expediente por el hecho de serlo, como se desarrolla en el artículo sobre la designación de beneficiario y el derecho de los herederos. Y significa que el tomador tiene derecho a preguntar a la aseguradora quién ha recibido sus datos y a recibir una respuesta.

No significa secreto frente a la administración tributaria del país de residencia. El valor de rescate viaja cada año a la AEAT, o a la autoridad del país donde resida el tomador si la relación de intercambio está activa. No significa secreto frente a un juez, ni frente a la administración concursal, ni frente a un cónyuge con acceso a las declaraciones fiscales. No significa que la aseguradora vaya a negarse a identificar al tomador ante un requerimiento válido; al contrario, está obligada a hacerlo. Y no significa que la información esté fuera de la prevención del blanqueo de capitales: la aseguradora documenta el origen de los fondos, y esa documentación es la primera que un supervisor o un juez pide.

Para una familia colombiana o chilena que contrata con una aseguradora europea desde su país, las capas son las mismas en el lado europeo. Si la DIAN o el Servicio de Impuestos Internos reciben la información depende de la relación de intercambio entre ambos países, y el acceso judicial se rige por el derecho procesal de cada país, que no hemos verificado y sobre el que no publicamos afirmaciones.

Lo que esto no significa

No significa que una aseguradora en Liechtenstein o en Luxemburgo ofrezca más opacidad que una española. Ofrece un marco de supervisión distinto y una separación entre cartera y titular que también existe, en lo esencial, en una aseguradora española con fondos internos. Frente a la administración no hay diferencia: ambas comunican.

No significa que la confidencialidad sea un motivo suficiente para contratar. Una póliza de colocación privada se justifica por su régimen fiscal en vida, si cumple el artículo 14.2.h) de la Ley 35/2006, por la mecánica sucesoria del artículo 88 de la Ley 50/1980 y por la separación patrimonial de los activos en el balance de la aseguradora, que se analiza en el artículo sobre la cuenta segregada como escudo patrimonial. La confidencialidad es una consecuencia de la estructura, no su fin.

Y no significa que la lista de destinatarios sea fija. Los proveedores tecnológicos, los reaseguradores y los acuerdos de intercambio cambian. El derecho de acceso puede ejercerse cada vez que el tomador quiera comprobar el estado de su expediente.

Preguntas frecuentes

¿Quién, dentro de la aseguradora, puede ver mi expediente de póliza?

Las personas que lo necesitan para su función: suscripción, administración de pólizas, cumplimiento normativo, el departamento de inversiones respecto del fondo interno y, en un siniestro, el equipo de prestaciones. El Reglamento General de Protección de Datos y la Ley Orgánica 3/2018 obligan a la aseguradora a limitar el acceso a cada dato a quien lo necesita para la finalidad declarada, con perfiles de acceso segmentados. El cuestionario de salud y la designación de beneficiarios tienen el círculo más reducido. Usted puede ejercer su derecho de acceso para que la aseguradora le indique las categorías de destinatarios de sus datos.

¿El banco depositario sabe quién soy?

En la estructura habitual, no como tomador. En Luxemburgo, el artículo 117.2 de la ley de 7 de diciembre de 2015 exige depositar los activos representativos de las provisiones técnicas en una entidad de crédito; esos activos están a nombre de la aseguradora, y el fondo interno se identifica por una referencia. El banco conoce a la aseguradora como su cliente y aplica a ella sus obligaciones de conocimiento del cliente. Lo mismo ocurre con el gestor discrecional, cuyo mandato lo otorga la aseguradora. Esa separación es funcional y cede ante un requerimiento judicial o del supervisor.

¿Qué datos míos recibe el reasegurador?

Sólo los necesarios para tarificar el capital en riesgo que la aseguradora le cede: edad, sexo, cuestionario de salud y, en capitales elevados, informes médicos del asegurado. Si la póliza tiene un capital en riesgo mínimo, o la aseguradora lo retiene sin ceder, el reasegurador no recibe nada. Reducir el capital en riesgo limita la circulación de datos de salud, con dos consecuencias a valorar: el artículo 25.3 de la Ley 35/2006 sólo permite detraer las primas del capital en riesgo cuando este no supera el 5 por ciento de la provisión matemática, y un capital en riesgo mayor da a la póliza un componente asegurador más visible.

¿La Dirección General de Seguros ve las pólizas de una aseguradora extranjera?

La supervisión prudencial corresponde al supervisor del país de origen, que tiene acceso a toda la información de la entidad en inspecciones y requerimientos. La DGSFP, conforme al artículo 57 de la Ley 20/2015, recibe la comunicación del supervisor de origen que habilita a la entidad para operar en España en libre prestación de servicios, la inscribe en su registro público y conserva competencias sobre la conducta de mercado, incluidas las reclamaciones de tomadores. Ambos supervisores están sujetos a deberes de secreto; no citamos aquí los artículos concretos porque no los hemos verificado en esta investigación.

¿Puede un juez español obtener información de mi póliza en Luxemburgo?

Sí. Un juez que conoce de un divorcio, una ejecución o un concurso puede requerir a la aseguradora, directamente si opera en España o a través de la cooperación judicial europea, para que informe sobre la existencia, el valor de rescate y los beneficiarios de la póliza. La protección de datos y el secreto contractual ceden ante una obligación legal y ante la función jurisdiccional. Un cónyuge dispone además de una vía indirecta: el modelo 720 y la declaración del impuesto sobre el patrimonio del otro cónyuge, donde la póliza figura por su valor de rescate según el artículo 17 de la Ley 19/1991.

¿Mis herederos pueden pedir a la aseguradora una copia del expediente?

Mientras usted vive, no. El derecho de acceso a los datos personales corresponde al interesado, y los herederos presuntos no tienen ningún título para conocer la póliza ni la designación de beneficiarios. Al fallecer el asegurado, la aseguradora notifica a los beneficiarios designados y paga conforme al artículo 88 de la Ley 50/1980. Los herederos que no son beneficiarios pueden llegar a conocer la existencia y el importe de la póliza por vía fiscal o judicial, y pueden reclamar al beneficiario las primas pagadas en fraude de su legítima, pero no tienen un derecho general a leer el expediente.

¿Cómo compruebo a quién ha comunicado mis datos la aseguradora?

Ejerciendo el derecho de acceso que el Reglamento General de Protección de Datos reconoce a todo interesado. La aseguradora debe indicarle qué datos trata, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y a qué categorías de destinatarios los ha comunicado: proveedores tecnológicos, banco depositario, reasegurador, auditor, supervisor, administración tributaria. Ese derecho puede ejercerse cuantas veces quiera, no sólo una. Es la única forma de convertir la palabra "confidencial" del folleto en una lista concreta de nombres y funciones.

¿Una aseguradora extranjera es más confidencial que una española?

Frente a la administración tributaria, no: ambas comunican el valor de rescate. Frente a un juez, tampoco: ambas responden a un requerimiento válido. Frente a contrapartes financieras y terceros privados, la separación entre cartera y titular existe en las dos, con diferencias de práctica y de marco supervisor más que de régimen jurídico. La confidencialidad es una consecuencia de la estructura del contrato de seguro, no un argumento suficiente para elegirlo; las razones de fondo son el régimen fiscal en vida, la mecánica sucesoria y la separación de activos en el balance de la aseguradora.

Fuentes y autoridades

Ley 20/2015, de 14 de julio, de ordenación, supervisión y solvencia de las entidades aseguradoras y reaseguradoras, artículos 48 y 57 (texto consolidado en el BOE). Registro público de la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones, categoría de entidades del EEE en libre prestación de servicios (DGSFP). Ley de 7 de diciembre de 2015 sobre el sector de seguros de Luxemburgo, artículos 117 y 118 (Legilux). Versicherungsaufsichtsgesetz de Liechtenstein, artículos 161 y 162 (gesetze.li). Ley 50/1980, de Contrato de Seguro, artículos 84 a 88 (BOE). Ley 35/2006, del IRPF, artículos 14.2.h) y 25.3 (BOE). Ley 19/1991, del Impuesto sobre el Patrimonio, artículo 17 (BOE). Real Decreto 1021/2015 (BOE). Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos, y Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, citados por sus principios generales.

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